Kaufmännische Prozesse in Handwerksbetrieben werden immer digitaler und mit den ¿GoBD¿ steigen auch die Ansprüche an den Umgang mit digitalen Daten im kaufmännischen Bereich.
GoBD: Viele Regeln, aber auch Möglichkeiten, die Digitalisierung in Handwerksbetrieben voranzubringenEine Chance für die digitale Zukunft
Die sogenannten "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz GoBD, schreiben wichtige Regeln für die digitale Abwicklung kaufmännischer Prozesse in Unternehmen fest. Für Betriebe ergeben sich aus den GoBD wichtige Pflichten, deren Einhaltung vor Zuschätzungen beim Gewinn oder Umsatz schützen kann.
Dr. Christian Richter, Rechtsanwalt und Steuerberater aus Würzburg, sieht in ihnen für Unternehmen aber vor allem die Chance, interne Prozesse zu optimieren und sich für die immer digitaler werdende Zukunft aufzustellen.
Kurzinterview zum Thema GoBD
DHZ: Mit den GoBD wurden die Voraussetzungen für zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen und deren Unveränderbarkeit erheblich verschärft. Sehen Sie in ihnen dennoch Vorteile für Unternehmen?
Dr. Christian Richter: Positiv sehe ich, dass die GoBD das sogenannte „Ersetzende Scannen“ regeln. Damit ist geklärt, dass das Finanzamt auf die Vorlage von Papierbelegen verzichtet, wenn diese gescannt worden sind. Sofern der Betrieb gleichzeitig eine Verfahrensdokumentation erstellt, kann er auf die Aufbewahrung der Papierbelege verzichten. Die GoBD bieten darüber hinaus nicht unerhebliche Möglichkeiten, die Effizienz im kaufmännischen Bereich zu steigern. Voraussetzung dafür ist, dass der Unternehmer die GoBD zum Anlass nimmt, seine Prozesse zu optimieren.
DHZ: Die GoBD regeln Pflichten, die sich aus der Tatsache ergeben, dass kaufmännische Prozesse in Unternehmen ganz oder teilweise digital abgewickelt werden. Welche sind hier die wichtigsten?
Dr. Richter: Die wichtigsten Pflichten bestehen in der Sicherung der Belege, deren Erfassung, der Gewährleistung der Unveränderbarkeit von Daten (z.B. digitale Belege, Buchungssätze), der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und der maschinenlesbaren Auswertbarkeit.
DHZ: Welche digitalen Unterstützungsmöglichkeiten sind empfehlenswert bzw. eignen sich für den Einsatz in Handwerksbetrieben?
Dr. Richter: Tatsächlich kann die Umstellung auf digitale Belege, die übrigens in absehbarer Zeit den größeren Teil des Belegaufkommens ausmachen werden, die Einhaltung der GoBD erleichtern. Ausgangsrechnungen können meist schon aus dem Abrechnungssystem reproduziert werden oder es werden PDF-Dateien erzeugt und automatisiert abgespeichert. Werden Eingangsrechnungen gescannt, kann der gesamte Prozess um die Rechnung (Prüfen, Bezahlen usw.) digital erfolgen. Kopien, wie sie häufig gemacht werden, entfallen völlig. Dabei ist dafür nicht unbedingt ein ganzes Dokumentenmanagementsystem erforderlich. Es gibt auch günstigere Cloud-Lösungen.
Dr. Christian Richter, Rechtsanwalt und Steuerberater aus Würzburg.
Ausführliches Interview nachlesen (Deutsche Handwerks Zeitung)
GoBD – die fünf wichtigsten Fakten:
1 Betroffen sind alle digitalen Systeme, die im Betrieb für Buchungen und Besteuerung relevant sind.
2 Diese Systeme müssen revisionssicher sein, d.h. es muss sichergestellt sein, dass Dokumente nicht verändert bzw. Änderungen protokolliert werden.
3Unbare Geschäftsvorfälle müssen nach den GoBD innerhalb von zehn Tagen aufgezeichnet werden.
4 Es muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens aufzeigt.
5 Fehler bei den GoBD können zu Zuschätzungen bei Gewinn und Umsatz und damit zu höheren Steuerzahlungen führen.
Digitalbonus zur Umsetzung digitaler Prozesse nutzen
Mit dem Digitalbonus fördert der Freistaat Bayern kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Produkte, Dienstleistungen und Prozesse digital transformieren und ihre IT-Sicherheit verbessern wollen. Das Förderprogramm kann auch für Investitionen in die digitale Infrastruktur im kaufmännischen Bereich genutzt werden. Der Digitalbonus ist also hier ein Instrument, um die Anforderungen aus den GOBD, umsetzen zu können.
Der Digitalbonus steht in drei Varianten zur Verfügung:
- Standard (Zuschuss, Förderhöhe max. 10.000 €)
- Plus (Zuschuss, Förderhöhe max. 50.000 €, Innovationsgehalt)
- Kredit (Zinsverbilligtes Darlehen der LfA Förderbank Bayern, max. 2 Mio. €)
Die Fördersätze betragen bis zu 50 % der zuwendungsfähigen Ausgaben bei kleinen Unternehmen, bis zu 30 % bei mittleren Unternehmen. Zuwendungsfähige Kosten sind Ausgaben für Leistungen externer Anbieter einschließlich der zur Umsetzung der Maßnahme notwendigen Hard- und Software
Weitere Informationen und elektronische Antragstellung über www.digitalbonus.bayern