Wenn Kunden nicht zahlen
Offene Rechnungen können Handwerksbetriebe schnell unter Druck setzen – besonders, wenn Material, Löhne und laufende Kosten längst bezahlt sind. Umso wichtiger ist es, frühzeitig klare Prozesse zu haben, um rechtssicher zu reagieren und Unterstützung zu nutzen. Im Interview erklärt Wolfgang Bauer, Rechtsberater der Handwerkskammer für Unterfranken, welche Schritte Betriebsinhaber ergreifen können und wie die Handwerkskammer konkret helfen kann.
Formulierungsvorschlag für eine Mahnung:
Mahnung
Rechnungsnummer [bitte einfügen] vom [bitte einfügen]
Sehr geehrte(r) Herr/Frau [bitte einfügen]
eine Mahnung zu erhalten, freut Sie sicherlich ebenso wenig wie uns, sie zu verschicken. Leider konnten wir bisher keinerlei Zahlungen Ihrerseits auf unserem Konto feststellen. Ihre Zahlung aus der Rechnung Nr. [bitte einfügen] war am [bitte einfügen] fällig. Wir fordern Sie daher nachdrücklich auf, bis spätestens zum [bitte einfügen] den Betrag in Höhe von [bitte einfügen] auf unser Konto [Bankverbindung einfügen] zu zahlen. Die Geltendmachung der gesetzlichen Verzugszinsen bzw. eines Verzugsschadens behalten wir uns ausdrücklich vor. Sollten Sie bei Erhalt dieses Schreibens die Zahlung bereits geleistet haben, so würde uns das freuen. Bitte betrachten Sie dieses Schreiben dann als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
xxx
1 Was sollten Betriebsinhaber als Erstes tun, wenn eine Zahlung ausbleibt?
Bevor der Kunde kontaktiert wird, sollte zunächst intern geprüft werden, ob die Rechnung korrekt aus- und zugestellt wurde. Wurde die Leistung vollständig erbracht und vom Kunden abgenommen? Wurden Mängel angezeigt? Wenn Mängel vorhanden sind, steht dem Kunden ein Zurückbehaltungsrecht in Höhe des Doppelten für die Mängelbeseitigung erforderlichen Betrages zu. Berechtigte Mängel sollten daher umgehend behoben werden. Hat die interne Prüfung ergeben, dass es keinen Grund gibt, die Zahlung zu verweigern oder zurückzubehalten, sollte Kontakt mit dem Kunden aufgenommen werden. Dies kann durch ein kurzes Telefonat oder eine höfliche E-Mail erfolgen, da es vorkommt, dass Rechnungen versehentlich aus dem Blick geraten. Die höfliche Nachfrage beim Kunden, ob er die Rechnung erhalten hat und ob alles in Ordnung ist, löst die meisten Fälle ohne Verärgerung des Kunden. Reagiert der Kunde nicht oder verspricht eine Zahlung, die dann doch ausbleibt, ist der nächste Schritt eine schriftliche "Zahlungserinnerung". Diese ist ein höflicher Hinweis auf die offene Rechnung mit der Bitte um Begleichung innerhalb einer kurzen Frist (z.B. 7 Tage). Alternativ kann auch der offene Betrag angemahnt werden.
2 Welche Fristen, Mahnungen und Formulierungen sind rechtlich sinnvoll, damit Betriebe ihre Forderungen konsequent, aber korrekt geltend machen?
Zunächst gelten die vertraglich vereinbarten Zahlungsfristen. Werden diese überschritten kommt der Schuldner allein durch den Fristablauf in Verzug. Sind keine Fristen vereinbart, kommt der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug (einen Formulierungsvorschlag für eine Mahnung finden Sie unter www.hwk-ufr.de/Mahnung). Bei einer Entgeltforderung, wie einer Werklohnrechnung kommt der Kunde 30 Tage nach Fälligkeit in Verzug. Bei Verbrauchern muss allerdings auf diese Folge in der Rechnung explizit hingewiesen werden.
3 Wie können Handwerksbetriebe schon vor Auftragsbeginn vorbeugen?
Wer den Grundsatz „Wer schreibt, der bleibt“ beachtet, hat schon viel gewonnen.
Soll heißen: Halten Sie die vereinbarten Leistungen und die geschuldete Vergütung immer schriftlich fest. Daneben ist die Vereinbarung von Abschlagszahlungen nach § 632a BGB oft sehr hilfreich. Das minimiert das Risiko und kann bereits ein erstes Stimmungsbild in Bezug auf die Zahlungsmoral des Kunden liefern. Bei unbekannten Neukunden und großen Auftragssummen kann auch eine Bonitätsprüfung über eine Auskunftei sinnvoll sein, um Risiken zu senken.
4 Ab wann sollte ein Betrieb rechtliche Unterstützung suchen?
Möglichst früh. Denn zeitnahes und konsequentes Handeln etwa durch ein strukturiertes Mahnwesen erhöht nach unserer Erfahrung die Chance, das Geld zu erhalten. Die Zahlungserinnerung und Mahnung kann ein Betrieb in aller Regel noch gut selbst stemmen. Ist nach Ablauf der letzten Frist immer noch keine Zahlung erfolgt, kann beispielsweise das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. Dies führt bei unbestrittenen Forderungen oft zum Erfolg. Auch kann es sinnvoll sein, einen Anwalt mit einer erneuten Mahnung und schließlich mit der Erhebung der Klage zu beauftragen. Einige Mitgliedsbetriebe wenden sich auch an ein Inkassounternehmen, um Ihre Forderungen gegenüber dem Kunden durchzusetzen.
5 Welche konkrete Unterstützung bietet die Handwerkskammer ihren Mitgliedsbetrieben?
Die Rechtsberatung der Handwerkskammer versteht sich als "kleine" Rechtsabteilung des Handwerksbetriebes. Wir versuchen unsere Mitgliedsbetrieb möglichst umfassend zu unterstützen. Wir analysieren den Fall, erläutern dem Mitgliedsbetrieb die Rechtslage und zeigen die verschiedenen Handlungsoptionen auf. Darüber hinaus stellen wir verschiedene Merkblätter, Musterdokumente etc. zur Verfügung. Weiter können wir den Unternehmen öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige zur Verfügung stellen, die gutachterlich über Preise und Leistungen von Handwerksbetrieben Stellung nehmen können. Diese werden häufig bei Streitigkeiten über Mängel oder die Rechnungshöhe eingeschaltet. Streitigkeiten werden hier häufig durch ein sogenanntes Schiedsgutachten außergerichtlich gelöst. Weiter betreiben wir eine Vermittlungsstelle bei Unstimmigkeiten zwischen Kunde und Handwerker. Die Vermittlungsstelle hat das Ziel eine außergerichtliche Einigung zwischen den Parteien zu erreichen. Dies ist oft ein schnellerer und kostengünstigerer Weg, eine Einigung zu erzielen, als der Gang zum Gericht.
